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Etapas de la implementación
Dada la envergadura del proyecto, su implementación requiere de dos fases: La Fase 1 que considera los procesos de Back Office y Cuenta Corriente del Estudiante entre los años 2018 y 2020.
Mientras que la Fase 2 contempla la Vertical Académica y Proyectos de Investigación, tiene planificada su implementación entre los años 2020 y 2022.
Para su diseño, realización, despliegue y estabilización fue necesario conformar equipos multidisciplinarios compuestos por profesionales de distintas unidades de la UCM que permitan la adpatacion de los procesos existentes en la UCM a los procesos standares de SAP.
Fase uno
Para poder realizar el despliegue de la Fase 1 se desarrollaron una serie de actividades que marcaron hitos en la antesala de esta fase, entre los meses de junio del 2018 y enero del 2019.
La primera fase del proyecto consideró la activación de un back office, correspondiente a los procesos administrativo financieros y una cuenta corriente del estudiante, para asegurar un flujo de información consistente, centralizada y en tiempo real; mejorar la trazabilidad de datos y estandarizar procesos, de tal manera de proveer información integrada para la toma de decisiones.
La implementación de esta fase se extendió hasta el 06 de enero del 2020, fecha en la cual se realiza su salida en vivo o productivo, es decir, el sistema comienza a ser utilizado por los colaboradores de la UCM, previamente capacitados, para utilizar SAP en las áreas financiera y administrativas.
Hoy, el nuevo sistema administrativo integrado permite a la UCM disminuir considerablemente el tiempo de las operaciones administrativas, financieras y contables, debido a que la información se consolida en un solo lugar.
La implementación exitosa de la Fase I del proyecto de Transformación Tecnológica Institucional TITAN permite que la UCM alcance mayor eficiencia con la optimización y consolidación de su Gestión Institucional, situación reflejada en el pasado proceso de acreditación institucional.
¿Quiénes formaron parte del equipo de la Fase 1?
La Fase 1 contó con un equipo proveniente de las distintas unidades administrativas y financieras de la UCM que realizaron el proceso de preparación, exploración, realización y despliegue de los distintos frentes a implementar.
El equipo de la Fase 1 estuvo compuesto por la líder funcional FICO Carola Salinas, los usuarios funcionales Felipe Valdés por el área de Contabilidad, Carmen Gloria Henriquez por Facturación, Hernán Carreño de Tesorería, Sandro Riquelme en Compras-Logística, Jacqueline Villacura por Activo Fijo, José Arévalo y Andrea Barraza como usuarios funcionales FICA; y Bernardita Letelier, Marcela Medel y Álvaro Zambrano de Recursos Humanos por Nómina, Contratos y Honorarios respectivamente. A ellos se suma Viviana Mejías como Usuario Funcional de Roles y Perfiles.
Por el área TI, lidera Moises Ahumada, y los Soportes Informáticos, Carolina Alegria y Luis Baeza por FICO, Elson Gonzalez en Integración, Patricio Molina en Recursos Humanos y Ximena Encina FICA.
Y una Unidad de Gestión del Cambio en la cual trabajaron María Teresa Rodriguez y Vanessa Pérez.
Fase dos
La Fase II de TITAN tiene como principal objetivo gestionar los procesos relacionados con los estudiantes de pregrado y posgrado de forma integrada y poder articular de manera eficiente la investigación de la Universidad, abarcando una vertical académica y una investigativa.
En un proyecto que impacta a todos los niveles de la universidad: tanto a estudiantes y docentes como administrativos, requiriendo el compromiso de todos.
Dentro de los beneficios que el desarrollo de esta fase traerá para las verticales académica e investigativa encontramos:
Unifica y sistematiza en un solo sistema los procesos ya existentes en la universidad, permitiendo a las distintas unidades, facultades, departamentos y escuelas, poder manejar información confiable en tiempo real lo cual agiliza la gestión institucional, genera oportunidades de mejora para los distintos procesos involucrados y permite una mejor toma de decisiones.
Adicional a esto, digitaliza procesos que históricamente manejaban un registro físico, optimizando los tiempos de trabajo, el acceso a la información y contribuyendo a un desarrollo sustentable disminuyendo el uso de recursos f ísicos como papel.
Los estudiantes podrán acceder de manera autónoma a toda la información que contempla su proceso académico tanto en pre-grado, posgrado o formación continua, favoreciendo la autogestión de su proceso educativo y promoviendo la gestión responsable del tiempo.
Se favorecerá la automatización de los servicios para estudiantes.
A través de autoservicios que facilitaran el acceso del estudiante a diversa información correspondiente a su registro como estudiante desde asistencia, calificaciones, horarios, hasta solicitudes académicas y generales, inscripción de ramos y acceso inmediato a certificados. Lo cual significará un gran avance en la disponibilidad inmediata de estos por parte de nuestros estudiantes.
Respecto de los procesos investigativos tendrá como objetivo poder favorecer el control en la gestión de todos los proyectos de investigación tanto internos como externos, las publicaciones científicas, el control financiero y de gestión. Con el fin de mantener información consolidada, generar reportes rápidos, y potenciar la gestión y articulación de la productividad científica.
Los estudiantes de la UCM articulan el eje central de la implementación de SAP ya que es alrededor de su Ciclo de Vida como Estudiantes que se configuran los distintos módulos a implementar. Estos van desde la admisión hasta la graduación y titulación.
La estructura organizacional del equipo Titán para la Fase 2 se compone de una Direccion de Proyecto a cargo de Marianela Monsalve y 3 frentes: Unidad Funcional, Unidad TI y Gestión del Cambio. Esto sumado a la Unidad de Soporte y Mejor Continua de la Fase 1 de Titán; y el asesoramiento experto de 2 partners implementadores externos Sonda Chile y Consultoría Organizacional Gestión.
¿Quiénes componen el equipo de la Fase 2?
El equipo de implementación de la fase 2 del Proyecto TITAN está compuesto por 3 Unidades esenciales: Unidad Funcional, Unidad TI y Unidad de Gestión del Cambio, las cuales son lideradas por la Directora de Proyecto Marianela Monsalve.
La Unidad Funcional tiene como objetivo la gestión de los procesos del Ciclo de Vida del Estudiante, considerando tanto Pre-grado como Post-grado y Educación Continua. Esta Unidad es liderada por la líder funcional Marcela Nancucheo, y está compuesta por los key users Cesia Díaz, Verónica Valenzuela, Carlos Figueroa, José Arévalo y Andrea Barraza.
La Unidad TI, liderada por Moisés Ahumada, tiene como objetivo el desarrollo de infraestructura, seguridad, integración con sistemas legados y migración de datos entre otros, y está compuesta por los profesionales Carolina Alegría, Luis Baeza, José Miguel Cáceres, Ximena Encina, Elson González, Luis Rojas y Patricio Molina.
Finalmente, la Unidad de Gestión del Cambio tiene como objetivo la gestión de las capacitaciones a los usuarios finales de SAP, la gestión de las expectativas de los impactados por la implementación y las comunicaciones del proyecto. Esta unidad está compuesta por Esteban González.
Unidad de Soporte y Mejora Continua
Con el propósito de potenciar un desarrollo continuo y progresivo del proyecto TITAN, es que parte del equipo que trabajó en la implementación de la Fase 1, conformó la Unidad de Soporte y Mejora Continua.
¿Cuál es su objetivo? El objetivo de esta unidad es poder identificar oportunidades de mejoras que se puedan desarrollar en el sistema, brindar soporte a los distintos requerimientos de los colaboradores.
- Entregar el Soporte de Primer Nivel basado en el modelo actual definido donde los usuarios generan un Ticket en la Mesa de Servicios UCM.
- Apoyar a todas las Unidades en la continuidad de la estabilización del sistema y de los procesos.
- Acompañar en el levantamiento de nuestros requerimientos de mejoras para luego ser evaluados, presentados para aprobación, formalización y valorización, como también llevar la administración y control de estas mejoras hasta ser recibidas conforme por la Unidad/Usuario que la solicitó.
- Realizar jornadas de capacitación para funcionarios UCM.
- Realizar talleres de inducción de utilización de Sistema SAP y principales transacciones a funcionarios nuevos en UCM, dependiendo del cargo al que ingresen.
Esta Unidad es la encargada de poder brindar acompañamiento y dar respuesta a los distintos requerimientos y necesidades de nuestra comunidad UCM usuaria de SAP en sus módulos administrativo y financiero.
¿Quiénes la componen?
La Unidad de Soporte y Mejora Continua está liderada por Carola Salinas líder funcional como soporte FICO-FM, y los key users Bernardita Letelier en soporte HCM, Álvaro Zambrano en soporte MM y Honorarios, Carmen Gloria Henríquez en soporte MM y SD y Viviana Mejías en Roles y perfiles.
¿Cómo contactarlos? Para poder acceder a los servicios que ofrece la Unidad de Soporte y Mejora Continua, debes generar un Ticket a través de la Mesa de Servicios de la UCM el cual será remitido al líder funcional de la Unidad para dar respuesta oportuna a tus requerimientos.