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El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones internas de una institución, desde la producción a la distribución o incluso a los recursos humanos.

Systems, Applicationes, Products in Data Processing, más conocido como SAP, es una ERP de origen alemán, capaz de soportar todos los procesos de gestión de una organización en tiempo real. Fundado por antiguos empleados de IBM en el año 1972, SAP hoy en día se posiciona como la ERP líder del mercado.

SAP en su versión HANA, se ha implementado exitosamente en distintas organizaciones alrededor de todo el mundo; muchas de estas son instituciones de Educación Superior: Como ejemplos de implementación de la Vertical Académica nos encontramos con Universidades como la Basilea en Suiza, la Estudios de petróleo y Energías de India, La Universidad de Ciencia y Tecnología de Pohang en Corea del Sur, Las Universidades de Mississippi y Central Michigan en Estados Unidos, la de Montevideo en Uruguay o la TecMilenio en México.

Si consideramos aquellas que han mejorado su gestión administrativa y financiera contable nos encontramos con Universidades como MIT, Cornell University, Duke University, Penn State, TU Berlin, UGent, Université du Luxembourg y University of Amsterdam.

En Chile entre las instituciones que han elegido SAP encontramos a la Universidad de Chile, la Universidad de Talca, la Universidad Diego Portales, la Universidad de Los Andes y la Universidad Mayor.

Lo cual ratifica la buena decisión para la gestión de los procesos en la UCM.

La implementación de SAP se realizará en módulos. Cada uno de estos dialoga con procesos del Ciclo de Vida del estudiante, desde la Postulación y Admisión, hasta la Titulación y Graduación. Son un total de 8 módulos, más el módulo de Proyectos (PS).

Módulo S1- Datos Maestros, Estructura, Programación y Calendario Académico: Contempla la creación de la oferta académica, calendarios académicos, asignación de recursos físicos (salas y otros), profesores y horarios. Considera también la información ligada a los estudiantes (personal, académica y financiera).

Módulo S2- Matricula Académica (Toma de ramos) y Matricula Financiera: Considera la inscripción de asignaturas y la relación de valor por conceptos matrícula y arancel, la Inscripción de Actividades Curriculares, admisión especial y derechos de título. Adicionalmente, comprende los descuentos, becas y créditos con los que cuenta el estudiante.

Módulo S3- Calificación y Asistencia: Comprende la configuración de escalas de calificación de la UCM y el registro de las asistencias e inasistencias de los estudiantes a una determinada actividad académica.

Módulo S4-Progresión e Índices Académicos: Contempla el cálculo del desempeño del estudiante en uno o varios periodos académicos a partir de las calificaciones obtenidas en las asignaturas cursadas. Gestiona la verificación de requisitos académicos para la determinación del progreso académico obtenido por los estudiantes.

Módulo S5- Graduación y Titulación: Administra el proceso de graduación de inicio a fin, gestionando la solicitud de graduación del estudiante, el cobro de derechos de grado, la auditoría de título, la asignación del título o cualificación al estudiante y el registro de la información correspondiente a la ceremonia. Es la culminación del ciclo de vida del estudiante para comenzar otro ciclo, si lo desea en otro plan de estudios.

Módulo S6- Postulación y Admisión: Es el proceso que comprende la selección de los futuros estudiantes de la UCM, validación de los documentos entregados, realización de entrevista, postulación por medio de formulario Web, hasta la admisión del estudiante.

Módulo S7- Bienestar Universitario: Permite el seguimiento y control de las necesidades académicas de los estudiantes por parte de su asesor de estudios, ofreciéndole a este un entorno para la gestión de las actividades, la consulta de información relevante, la simulación de escenarios y la planeación de las actividades a realizar, manteniendo canales de comunicación directa con el estudiante.

Módulo S8- Extensión Académica y Educación Continua: Permite agilizar los procesos de admisión y prestación de servicios de Educación Continua, garantizando su oferta, registro, inscripción y evaluación. Sistematizando e integrando los procesos de gestión y operación. Consolidando la información de los estudiantes de Educación Continua en un solo sistema de información en donde se pueda visualizar tanto las actividades académicas como financieras.

Módulo PS- Proyectos de Investigación: Permite la gestión financiera, académica y administrativa de todos los proyectos de la Direccion de Investigación, ofrece control de actividades y plazos de acuerdo a cada Fondo Concursable, tanto externo como interno, como también permite el consolidado de todos los proyectos. Articula la comunicación entre departamento que llevan el control financiero de estos.